Présentation de l'offre
Venez occuper un poste clé et hautement polyvalent au sein de notre organisation ! Vous êtes non seulement la première image de notre campus pour tous nos visiteurs, mais vous assurez également un soutien administratif pour nos Services Généraux.
Informations pratiques : ce poste s’exerce du lundi au vendredi, avec des horaires variables fixés en fonction des contraintes d’ouverture de l’accueil du campus.
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Come and occupy a key and highly versatile position! You are not only the first image of our campus for all our visitors, but you also provide administrative support fort our General Services.
Practical information: this position is held from Monday to Friday, with variable hours set according to the campus reception opening constraints.
- Type de contrat : CDD jusqu'au 23/12/2026 - Temps plein - Statut employé // Fixed-term contract (until December 23, 2026) - Full time - Employeestatus
- Lieu : Troyes
- Contact : recrutement@yschools.fr
Poste
Accueil et facilitation du quotidien // Reception and daily facilitation
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (en français comme en anglais) de toutes les demandes internes et externes. Gestion du standard et prise de messages // Ensure the physical and telephone reception (in both French and English) of all internal and external requests. // Switchboard management and message taking.
- Trier et traiter le courrier (arrivées, affranchissement, recommandés, navettes inter-campus) et réserver le matériel de prêt // Sort and process mail (arrivals, franking, registered mail, inter-campus shuttles) and reserve loan equipment.
- Organiser les plannings de l’accueil et mettre à jour les informations pratiques // Organize reception schedules and update practical information.
Assistanat Administratif & Services Généraux // Administrative & General Services Support
- Prendre en charge la gestion de la boîte mail dédiée aux Services Généraux et assurer des tâches administratives et comptables en lien avec le service // Take charge of managing the mailbox dedicated to General Services and perform administrative and accounting tasks related to the department.
- Traiter les commandes (de la passation à la réception) et les factures (enregistrement, dépôt, relances et suivi des règlements) // Process orders (from placement to receipt) and invoices (recording, deposit, reminders, and payment tracking).
- Coordonne la logistique interne : planifier et suivre les interventions de travaux sur site ; gérer la flotte automobile et réserver les billets de train pour les collaborateurs lors de déplacement // Coordinate internal logistics: plan and monitor site work interventions; manage the vehicle fleet and book train tickets for employees during business trips.
- Rédiger des courriers, mettre à jour les bases de données et préparer des dossiers officiels (déclarations de travaux, ERP) tout en assurant un archivage rigoureux // Draft letters, update databases, and prepare official documents (work declarations, public access building documents) while ensuring rigorous archiving.
Profil
Votre parcours et expertise // Your background and expertise
- Titulaire d’un Bac/Bac+2, vous justifiez idéalement d’une expérience significative sur un poste similaire alliant accueil et gestion administrative // Holding a Bac/Bac+2 degree, you ideally have significant experience in a similar position combining reception and administrative management.
- Vous maîtrisez le pack office et l’outil informatique ainsi que les techniques d’accueil et de communication // You master the Office Pack and IT tools as well as reception and communication techniques.
- Vous maîtrisez l’anglais afin de pouvoir renseigner et orienter un public international // You master English in order to inform and guide an international audience.
Votre personnalité // Your personality
- Diplomate, coopéatif et dôté d’une grande aisance relationnelle comme rédactionnelle, vous savez interagir avec tout type d’interlocuteur dans le plus strict respect de la confidentialité // Diplomatic, cooperative, and endowed with great interpersonal and written communication skills, you know how to interact with all types of interlocutors in strict compliance with confidentiality.
- Vous faites preuve d’une grande rigueur, d’autonomie et de réactivité. Vous savez gérer votre stress face aux imprévus tout en respectant les délais qui vous sont confiés. // You demonstrate great rigor, autonomy, and responsiveness.You know how to manage stress when faced with the unexpected while respecting the deadlines entrusted to you.